Weekendregelement (versie 11-01-2023)

1. Je kunt je inschrijving tot 7 dagen voor de start van het weekend annuleren. Als je na deze datum annuleert zal je moeten betalen. Bij 7 t/m 3 dagen (afzeggen op za, zo, ma, di, woe bij een regulier weekend) van te voren betaal je 50% van de weekendkosten. Als je 1 of 2 dagen (do, vrij bij een regulier weekend) van te voren afzegt dan betaal je de volledige weekendprijs. De kosten voor afmelding zijn niet afhankelijk van daadwerkelijk gemaakte kosten door de afzegging en zijn niet onderhandelbaar. De gehanteerde bedragen zijn om laat afmelden te ontmoedigen, omdat dit naast de mogelijke reeds gemaakte kosten, ook voor veel extra stress en geregel zorgt bij organiserende partijen.
2. Bij weekenden die onderdeel van een cursus zijn geldt dat na aanmelding en definitieve toelating tot de cursus, een weekend niet meer kosteloos te annuleren is. Bij afmelding voor een cursusweekend wordt 100% van de weekendprijs in rekening gebracht.
   Wanneer er geen officiële toelating is, geld dit op het moment van het uitsturen van de eerste informatiemail.
3. Ieder weekend heeft de vrijwillige bijdrage nodig van kliminstructeurs. Deze kliminstructeurs kunnen gratis mee bij het weekend. Instructeurs in opleiding betalen wel voor het weekend, maar een gereduceerd tarief.
4. Ondanks dat we als ASAC onze uiterste best doen dusdanig te organiseren dat iedereen mee kan, garandeert de inschrijving op de website niet dat je ook daadwerkelijk mee kan op het weekend. De selectie wie er wel/niet mee kunnen bij een weekend gebeurt niet op basis van datum van inschrijving, hier komen verschillende dingen bij kijken (handtekening halen, zelfstandige klimmer, auto, tent, etcetera)
5. Voor normale weekenden word je uiterlijk 7 dagen voor aanvang van het weekend geïnformeerd over de status van je opgave.
6. Als je opgave status “spare list” is, kun je er vanuit gaan dat je niet mee kunt op het weekend. Desondanks zullen we proberen nog wat te regelen. Als je op de “spare list” bent geplaatst en we krijgen het voor elkaar om iets voor je te regelen, hoor je minimaal 2 dagen voor de start van het weekend of je definitief mee kunt of niet. Als je definitief niet mee kunt zijn de artikelen niet voor je van toepassing. Als je wel wordt ingedeeld en toezegt mee te gaan zijn de artikelen wel van toepassing en geldt bij afzegging artikel 1.
7. Als gevolg van externe factoren (bijv. slecht weer, zieke instructeur, etc.) kan een weekend tot de dag voor vertrek worden geannuleerd. In dit geval worden alle deelnemers geïnformeerd over het hoe en waarom.
8. Als een weekend wordt geannuleerd worden de kosten die ASAC heeft gemaakt voor het weekend (voor klimkaarten e.d.) verdeeld over alle deelnemers.
9. Verzekering: Behalve voor de introweekenden regelt ASAC GEEN verzekering voor de deelnemers. Een verzekering is echter wel verplicht om mee te kunnen bij een ASAC weekend. Heb je geen verzekering, dan kan je dus ook niet mee op ASAC weekenden. Verzeker je ervan dat sportklimmen, buiten klimmen en een eventuele redding van klimgebieden of moeilijk bereikbare gebieden zijn gedekt.
10. Lidmaatschap van NKBV is VERPLICHT voor iedere deelnemer, op elk ASAC weekend, lidmaatschap van andere (buitenlandse) bergsportfederaties geldt NIET.
11. Een klimjaarkaart is verplicht wanneer het klimweekend in België plaatsvindt.
12. Privé voertuigen die worden meegenomen bij een klimweekend gaan mee op eigen risico. Het eigen risico van de voertuigverzekering wordt tot 500,- vergoed door de ASAC, mits het bestuur beoordeelt dat er geen sprake is van nalatigheid door de inzittenden. Als één of meerdere inzittenden die in het voertuig zat ten tijden van het ontstaan van de schade in het huidige in het bestuur zit, beslist de adviescommissie of er sprake is van nalatigheid. De ASAC verleent een kilometervergoeding voor een weekend ter hoogte van minstens de door de Rijksoverheid vastgestelde belastingvrije kilometervergoeding.
13. lid 1: Bij schade aan huurvoertuigen beoordeelt het bestuur of er sprake is van nalatigheid door de inzittenden. Als er geen sprake is van nalatigheid, betaalt de vereniging het eigen risico. Bij sprake van nalatigheid, bepaalt het bestuur hoe de kosten onder de inzittenden verdeeld worden. Als één of meerdere inzittenden die in het voertuig zat ten tijden van het ontstaan van de schade in het huidige in het bestuur zit, beslist de adviescommissie of er sprake is van nalatigheid.        lid 2: Verkeersboetes die worden gegeven aan voertuigen die door de ASAC gehuurd worden, worden voor de helft betaald door de bestuurder die het voertuig bestuurde op het moment waarvoor de boete uitgedeeld wordt. De rest van de boete wordt verdeeld over de overige inzittenden. Als niet achterhaald kan worden wie het voertuig op het moment van de overtreding bestuurde, worden de kosten voor de helft door de bevoegde bestuurders van dat voertuig betaald. De andere helft van de boete wordt evenredig verdeeld over de overige inzittenden van het huurvoertuig. Als het bedrag per persoon door hierboven genoemde regels hoger uitvalt voor de overige inzittenden dan de bevoegde bestuurders, worden de volledige kosten van de boete evenredig over alle inzittenden verdeeld.
14. De WeCo besluit samen met de hoofdverantwoordelijke SKI of het weekend wel/niet doorgaat (bij bijvoorbeeld een wisselvallige weersverwachting). Het afzeggen voor het weekend door het oneens zijn met deze beslissing wordt behandelt als regulier afzegging zoals genoemd in punt 1.
15. Uitschrijven/afmelden voor weekenden kan uitsluitend per mail via weekend@asac.nl